La Comunicación Interna es importante
La elaboración de planes de comunicación estructurados no siempre es lo más importante para las organizaciones, sobre todo para las que cuentan con una planilla reducida en la que el personal desempeña muchas funciones, porque es más fácil comunicarse efectivamente con poco personal.
Sin embargo, en tiempos de crisis es evidente lo importante que es poder comunicarse con las partes interesadas. Existen compañías con miles de personas y en diferentes áreas geográficas.
No es necesario contar con un miembro del personal de comunicación a tiempo completo para proporcionar a su público la información que necesita, pero debería invertir algo de tiempo en la creación de un plan bien pensado que permita a su equipo tomar decisiones de comunicación inteligentes y estratégicas.
La elaboración de un plan de comunicación le permite pensar en cómo y cuándo quiere comunicarse con sus destinatarios clave. Siga los siguientes pasos para elaborar su plan.
Los primeros pasos
Identifique a su público clave
- Piense en todas las personas con las que tendrá que compartir información durante la crisis y anótelas.
- Por ejemplo, el público de las actividades extraescolares para niños podría incluir: personal interno, financiadores, donantes individuales, compradores de entradas y asistentes a eventos, etc.
Establezca la frecuencia con la que se debe comunicar
- Su personal interno necesita estar al día en todo momento. Se recomienda que la organización se comunique con ellos al menos dos veces por semana.
- Si se comunica con el personal a tiempo, a menudo y con regularidad, mantendrá (o generará) su confianza, inspirará seguridad y eliminará las oportunidades de rumores.
- Evalúe con qué frecuencia debe estar en contacto con las partes interesadas externas: querrá que estén informadas y al día, pero no querrá sobresaturarlas si no tiene mucha información nueva que compartir.
Identifique al miembro del personal que debe ser responsable de llegar a sus audiencias clave
- La persona de su organización que mantiene las relaciones más estrechas y significativas con su público debe ser la persona que se ponga en contacto con ellos.
- Por ejemplo, su Director de Recursos Humanos o Desarrollo de Personal, o quizá el Director Ejecutivo (CEO) podría ser el mejor punto de contacto.
Piense de forma proactiva en lo que quiere compartir con su público
- Si decide enviar correos electrónicos a sus colaboradores todos los lunes, no espere hasta el lunes por la mañana para decidir qué quiere compartir con ellos.
- Mantenga una lista continua de los elementos que desea compartir y priorice qué mensajes son los más urgentes.
- No querrá comunicar demasiados mensajes en un solo correo electrónico, así que prográmelos asegurándose de que cada uno de ellos tenga un enfoque claro.
Lo segundo
Crear un plan de comunicación interna
- Un proceso para llegar a los empleados a través de combinación de correos electrónicos, publicaciones en la intranet, folletos, carteles, temas de conversación de los líderes, preguntas frecuentes o un sitio web, y un cuarto/sala de situación (crisis).
- El plan debe identificar de forma sencilla mensajes clave, un proceso fiable y los vehículos
para proporcionar actualizaciones continuas y recoger preguntas de los colaboradores.
Qué decirle a los colaboradores
- Exponga los hechos:
- Ponga a los empleados en contacto con información oportuna y precisa de los organismos de salud de su país.
- Proporcione instrucciones claras sobre qué hacer si los empleados sospechan que han estado expuestos a COVID-19.
- Desmitificar el miedo y exponer las medidas que la organización está tomando en nombre de sus empleados:
- Comunicar los hechos de los recursos autorizados sobre cómo se propaga el COVID-19 y cómo evitar la infección.
- Explicar y comunicar claramente las medidas preventivas que la organización está adoptando para evitar o contener la transmisión del COVID-19 en el trabajo (centrarse en la tecnología y las técnicas para la seguridad de los empleados, la higiene y la eliminación de riesgos biológicos).
- Promueva las medidas de seguridad que los empleados pueden tomar en el trabajo:
- Utilice carteles, memorandos, correos electrónicos, publicaciones en la intranet, temas de conversación de los supervisores, preguntas frecuentes, etc. para promover las medidas preventivas que pueden adoptar los empleados (higiene y evitación); consulte las recomendaciones de la OMS y los CDC.
- Describa el impacto en la organización:
- Describa el impacto potencial de un brote en sus operaciones, servicios, viajes, cadena de suministro, negocio, ingresos, etc., para que los empleados puedan planificar en consecuencia.
- Resuma las políticas/posiciones de la empresa:
- Describa la cobertura del plan de salud (preventiva y de tratamiento), la asistencia, el tiempo libre remunerado, la continuación de la nómina, los viajes y las reuniones de grupo.
- Explicar las políticas de trabajo desde casa:
- Una de las estrategias más eficaces para limitar la propagación del contagio entre los empleados es reducir el contacto entre personas.
- Si su organización apoya las prácticas de teletrabajo, articule claramente los procedimientos y las expectativas que deben seguir los empleados.
- Promueva políticas de viajes seguros:
- Considere la postura de la organización sobre los viajes de los empleados y las restricciones.
- Promueva alternativas a los viajes, como las conferencias web y las reuniones telefónicas.
- Si los empleados tienen que viajar, ofrezca una orientación clara sobre los protocolos de seguridad, aumentando la orientación de MINSA, CDC y la OMS.
Importante
Un principio general cuando se trata de un asunto de salud y seguridad públicas es ser proactivo.
Nunca se quiere una situación en la que el daño potencial podría haberse evitado, si sólo hubiéramos sido más proactivos y comunicativos con lo que sabíamos.
Cualquier persona en este momento entenderá y aceptará que un empleado pueda estar potencialmente infectado con el virus, y que pueda haber estado en contacto con otros.
Lo que el público no aceptará es que usted conociera esta información y no la compartiera, o que no estuviera totalmente preparado.