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Esta reunión pudo ser un email – Escoge la forma correcta de comunicarte en la oficina

Las opciones de comunicación solían ser sencillas.

  • Si alguien trabajaba en tu oficina, te reunías con él cara a cara.
  • Si trabajaba en otro lugar, le llamabas o le enviabas una carta.

Hoy en día, la situación se ha vuelto más compleja porque tenemos otra opción importante, el correo electrónico, que es rápido, eficaz y está siempre activo.  Pero también tiene notables deficiencias.

¿Cuándo hay que llamar a la gente y cuándo hay que usar el correo electrónico?

He aquí cómo decidirlo:

La persona con la que te comunicas tiene una preferencia clara.

  • Si alguien tiene una posición de poder, como tu jefe o un cliente valioso, y tiene una opinión firme sobre el correo electrónico frente al teléfono, hazle caso.
  • Aunque no sea la forma óptima de hacer negocios o de utilizar ese medio, haz lo que les gusta.
  • Es mejor que los mantengas contentos, así que adáptate a sus preferencias.

Pero, ¿y si la persona no tiene una preferencia concreta o se trata de un colega de igual categoría por el que no tienes que hacer ningún esfuerzo?

  • Los momentos en los que es especialmente eficaz utilizar el correo electrónico son, en primer lugar, cuando la información que tienes que transmitir es sencilla.
  • Vas a organizar la fiesta de la oficina y será el jueves a las 17:00 horas.
  • No hace falta que llames a 30 personas para decírselo, es una información sencilla y clara que está hecha para el correo electrónico.

Usa el correo electrónico cuando la funcionalidad 24/7 es importante.

  • Por ejemplo, tal vez usted está trabajando fuera de la oficina de Bangalore durante un mes. Incluso si quieres tener llamadas telefónicas con tus colegas en casa, hay una diferencia de casi 12 horas.
  • Así que sólo puedes hacer un número determinado de llamadas a medianoche antes de que se te pase el tiempo.
  • El correo electrónico es una gran alternativa cuando las zonas horarias son problemáticas, cuando estás de viaje o cuando has estado en reuniones todo el día y te pones al día a última hora de la noche.

Otro caso es cuando alguien es parlanchín.

  • Todos tenemos ciertos colegas que no se callan.
  • Estas son las personas a las que es mortal llamar porque darán vueltas a la conversación.
  • Puede que hayas llamado para hablar de la fiesta de fin de año, y de alguna manera se convierte en una conversación de tres horas.
  • Ni siquiera dejes que empiecen por ese camino, envíales siempre un correo electrónico.

Otras veces, sin embargo, es mejor utilizar el teléfono para comunicarse.

  • Eso incluye, en primer lugar, cuando sabes que la conversación tendrá un intercambio de ideas, como cuando estás haciendo una lluvia de ideas o solucionando un problema.
  • Si no puedes celebrar una reunión en persona, es mucho mejor que utilices el teléfono.
  • Esto se debe a que la interacción en tiempo real te permite interactuar con los demás, aprovechar sus ideas, y sondear, probar y perfeccionar tus conceptos en directo.

El correo electrónico es demasiado lento para eso.

Es mejor utilizar el teléfono cuando hay un componente emocional en la conversación.

  • La mayoría de la gente no se enfadará por la hora a la que empieza la fiesta de la oficina, pero algunos temas son mucho más delicados.
  • Tal vez hayas tomado una decisión política con la que algunas personas no están de acuerdo.
  • Por supuesto, en esos casos lo mejor es la comunicación cara a cara, pero si están en el extranjero o en otra oficina, el teléfono o las videollamadas son lo mejor que se puede hacer.
  • Como puedes escucharlos y responder en tiempo real, puedes manejar una situación potencialmente hiriente o explosiva con mucho más cuidado.

Todavía estamos descubriendo cómo comunicarnos eficazmente en la era de Internet. Algunas personas utilizan demasiado el correo electrónico y han olvidado cómo coger el teléfono, y algunos luditas siguen insistiendo en utilizar el teléfono para absolutamente todo.

Director de Marketing Digital y Comunicación Corporativa | Estratega de campañas exitosas🎙️ Podcast: Ritual Digital | Blogger | Libros y rock'n'roll

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