Cuando se trabaja un plan de comunicación interna, se deben establecer los objetivos de la empresa en materia de comunicación con los empleados y planificar las tareas necesarias para alcanzar esos objetivos. Las iniciativas estratégicas de comunicación interna le guiarán para lograr el éxito en la comunicación interna.
1. La honestidad es la mejor política
Importante:
- Cuando hable con los empleados, sea siempre sincero con ellos.
- La verdad detrás de las mentiras y los engaños suele descubrirse tarde o temprano.
- Cuando lo hace, el directivo pierde toda la credibilidad y se convierte instantáneamente en un líder ineficaz.
Haz sólo las promesas que puedas cumplir.
Un director de departamento prometió al personal bajo su cargo que no habría despidos. A las pocas semanas, hubo una reducción de personal. El director perdió toda su credibilidad. Otros miembros del personal empezaron a trabajar de forma más independiente, dejando de acudir al director buscando orientación.
No tengas miedo de admitir que te has equivocado.
Aún más poderoso para construir la credibilidad, en la comunicación interna, es afirmar: “Usted tenía razón y yo estaba equivocado”. Si no sabes algo, admite tu ignorancia.
Asegúrese de que sus empleados reciben el crédito por sus logros.
- Nunca se atribuya el mérito de las sugerencias de los empleados.
- No hay nada más probable que haga que el personal se retuerza en sus asientos durante una reunión que ver que usted se atribuye el trabajo de un miembro del personal.
- Hacer lo contrario y reconocer el mérito del trabajo de un empleado genera lealtad y respeto, clave en la comunicación interna, lo que suele reflejarse en una mayor productividad.
- Incluso si el miembro del personal no está en la sala, probablemente se enterará de lo que has hecho.
Evite el síndrome de “necesidad de saber”.
- A los colaboradores les gusta saber lo que ocurre.
- Manténgalos informados en la medida de lo posible.
- A veces esto significa decir: “No lo sé, pero trataré de averiguarlo“, cuando le hacen una pregunta cuya respuesta no conoce.
- A veces, como en el caso de las preguntas sobre la posibilidad de reducir la plantilla, significa admitir que no se sabe la respuesta y que no es probable que se pueda averiguar.
- Aunque a los miembros del personal no les guste la respuesta que escuchen, será más probable que acepten la situación.
2. Habla directamente con la gente
En la comunicación interna no confíes únicamente en las comunicaciones electrónicas, excepto para respaldar lo que has dicho a la gente en persona. La idea es que el mensaje sea entregado y comprendido.
Cuando el mensaje afecta a un grupo de trabajo o departamento global, a todo la empresa o a varios grupos de trabajo, hable directamente a los empleados utilizando la tecnología de comunicación moderna. Retransmita su presentación para tener en cuenta las diferencias horarias. Elija un lugar y una hora que minimicen las distracciones.
3. Practique la escucha activa
Escuche activamente durante las conversaciones con los colaboradores. Adopte una postura que indique una escucha activa y mantenga el contacto visual. Haga preguntas abiertas para comprobar que si comprenden el mensaje que intenta transmitir.
Asiente con la cabeza o haga gestos y comentarios afirmativos para indicar que entiendes lo que dicen. Tome notas, si es necesario. Esto indica tu gran interés por lo que te dicen las otras partes de la conversación y tu interés por lo que tienen que decir.
Para el éxito en la comunicación interna, es importante mantener la mente abierta y respetar las ideas y opiniones de tus colaboradores. Controle los mensajes involuntarios, como dejar que los ojos se desvíen, cruzar los brazos o apartarse de alguien. Esto implica desacuerdo, desinterés o falta de respeto. Recuerda que el lenguaje corporal puede decir mucho sobre tu actitud.
4. No es solo enviar un mensaje
La comunicación interna o externa, nunca debe ser unidireccional. Para crear un lugar de trabajo más inclusivo, es importante promover conversaciones productivas y significativas entre sus empleados.
Esto puede hacerse dejando espacio para sesiones de preguntas y respuestas al final de las reuniones de la empresa, informando a los empleados de a quién pueden dirigirse con preguntas adicionales y solicitando regularmente opiniones sobre las iniciativas de comunicación interna.
Los programas de compromiso de los empleados y las comunicación interna en el lugar de trabajo son dos de los factores más importantes en los que hay que centrarse cuando se hace crecer una empresa. Si quieres fomentar la evolución, tienes que animar a tus compañeros a unirse a la conversación.
5. Los gerentes y directores deben hacer la tarea
Cuando se haga un anuncio en toda la empresa o se ponga en marcha un nuevo programa, asegúrese siempre de proporcionar a los directivos los temas de conversación con antelación.
Esto les ayudará a prepararse para cualquier pregunta que puedan tener sus subordinados directos, lo que a su vez reduce el trabajo adicional para usted y su equipo de liderazgo. Esto también ayuda a garantizar que se comparta un mensaje único y unificado en todos los niveles de la empresa,
Busca activamente el consejo de sus empleados.
Al estar “en las trincheras”, tienen una perspectiva diferente a la suya. Esto significa que pueden aportar perspectivas importantes sobre los problemas de investigación, las necesidades y actitudes de los clientes y lo que ocurre entre los proveedores de su empresa.
Obtener esta información es esencial para identificar nuevas oportunidades de negocio o para detectar problemas que se están gestando en la empresa. Al solicitar activamente las aportaciones y los consejos de los miembros de su personal, está demostrando su respeto por ellos y sus opiniones y, por tanto, es más probable que se gane su respeto.
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